Bei Meldungen an das Finanzamt kann das Verpassen von Fristen teuer werden. Deshalb sollten Unternehmen die schnelle und papierlose elektronische Meldung nutzen. Im Grunde genommen dient das KONSENS-Mitteilungsverfahren (KMV) zur Vereinheitlichung und Vereinfachung der Meldewege. Das KMV ist Teil einer umfassenden Initiative zur Entbürokratisierung. Ziel ist es, papierbasierte Prozesse durch eine einheitliche, elektronische Übermittlung zu ersetzen. Behörden und Arbeitgeber werden damit entlastet, Übertragungen erfolgen digital und standardisiert. Ohne Automatisierung ergaben sich für Unternehmen typische Herausforderungen: Ein hoher manueller Aufwand für HR und IT, erhöhte Fehleranfälligkeit bei der Dateneingabe, uneinheitliche Abläufe über verschiedene Tools und Portale, verzögerte Rückmeldungen aber vor allem auch das Risiko von Bußgeldern bei Verstößen gegen die Mitteilungsverordnung. Für den öffentlichen Sektor betrifft es z.B. die Nebenverdienstbescheinigungen, im öffentlichen sowie nicht-öffentlichen Sektor geht es um die Meldung von Vermögenswirksamen Leistungen. Dort ist die elektronische Meldung bereits seit 2023 verpflichtend. Weitere Bereiche sind in Planung, wie etwa die Lohnsteuerbescheinigung. Das Meldeverfahren ist über eine XML-Schnittstelle modular aufgebaut. Auf der Plattform esteuer.de kann man einsehen, welche Mitteilungsarten heute schon innerhalb des KMV umgesetzt sind und welche sich bereits in der Planung befinden. In Planung ist wie gesagt die Abbildung der Lohnsteuerbescheinigung, die momentan noch mit dem bestehenden Übertragungsverfahren versendet wird. Die produktive Umsetzung ist ab dem Veranlagungszeitraum 2026 geplant. Ursprünglich wurde SAP von Kunden direkt angefragt, ob sie für bestimmte Anwendungsfälle innerhalb des KMV eine Lösung entwickelt. Zum Zeitpunkt der Anfrage war jedoch noch nicht klar, welche Meldungen über das KMV umgesetzt werden, wie beispielsweise die Lohnsteuerbescheinigung, die erst zu einem späteren Zeitpunkt in die Planung kam. Es betraf zunächst nur einen kleinen Anwendungsbereich respektive nur wenig Unternehmen, um eine Lösung seitens SAP im Standard zu entwickeln. Deshalb sind Bestandskunden, bei denen der manuelle Aufwand und die Anzahl der zu übermittelnde Fälle sehr hoch war, auf uns zugekommen. Gute Anbieter haben bereits einige Erweiterungen zum SAP HCM Standard. In der Regel beträgt die Implementierung des Tools nur ein paar Tage. Diese werden vor allem für das kundenindividuelle Customizing und Absprachen hinsichtlich der Datenstruktur, benötigt, d.h. wie bspw. die Vermögenswirksamen Leistungen im System vorliegen, was von Kunde zu Kunde unterschiedlich ist. Wenn wir Dienstleister zusätzlich die Coding Basis einspielen, das Customizing anpassen und mit dem Kunden die Versandparameter, wie z.B. Signaturen oder eine Verschlüsselung abstimmen, dann kann die Implementierung durchaus ein paar Wochen betragen – das ist jedoch die maximale Dauer. In diesem Fall werden auch BAdies, also kundenspezifische Erweiterungen, implementiert. Diese lesen die jeweiligen Personalstammdaten und bereiten sie entsprechend auf, wie beispielsweise die Höhe des Betrages der VWL oder der Institutsschlüssel. Der Kunde selbst überprüft vor dem Go Live das Customizing und führt Tests durch. Der Gesamtaufwand ist in beiden Fällen überschaubar – vor allem kundenseitig.
